Dokumenty firmowe muszą być obowiązkowo przechowywane i wynika to z obowiązujących przepisów polskiego prawa. W strukturach każdego przedsiębiorstwa są to przede wszystkim dokumenty księgowe, czyli te niezbędne do rozliczeń firmy z Urzędem Skarbowym, ale nie tylko. Chodzi również o wszelkie pisma, jakie dokumentują współpracę z klientami, kontrahentami czy partnerami biznesowymi. To także dane dotyczące działań zachodzących w wewnętrznych strukturach przedsiębiorstwa, również pomiędzy pracodawcą a pracownikami.
Odpowiednie przechowywanie dokumentów
Czy wiesz, że liczy się nie tylko samo magazynowanie dokumentów, ale również ich właściwa forma, stan oraz grupowanie? Chodzi o sprawne zarządzanie aktami bieżącymi, ale też archiwami, bo polskie prawo przewiduje konieczność przechowywania firmowych “papierów” nawet przez 10 lat od daty ich powstania. Weźmy pod uwagę, że dla prężnie działającej firmy magazynowanie już samych faktur może być sporym problemem. Przede wszystkim zachodzi konieczność organizacji dobrego, bezpiecznego miejsca, w którym dokumenty w formie drukowanej nie ulegną zniszczeniu. Kolejny kłopot pojawia się, jeśli pod uwagę weźmiemy konieczność zatrudnienia personelu do zarządzania archiwami. Dokumenty należy segregować i grupować, by w każdym momencie był zachowany do nich szybki dostęp.
Na szczęście tradycyjne działy archiwów odchodzą już powoli do lamusa. Wszystko dlatego, że powszechny staje się system zarządzania dokumentami w opcji elektronicznej. Do takiej formy przechowywania dokumentów niezbędny jest jedynie komputer i dostęp do sieci. Firma oszczędza na braku konieczności utrzymywania fizycznych magazynów oraz zatrudnianiu personelu. Do tego dokumenty zarządzane są w jednym miejscu, wystarczy zeskanować te już istniejące oraz wprowadzać te nowe.
Co więcej, nowoczesne systemy zapisują automatycznie wszelkie zmiany i edycje, jakie zostają na nich nanoszone. Zapisują również daty i godziny pracy nad takimi danymi wraz z nazwą użytkownika, który zajmuje się zarządzaniem dokumentacją firmową. Dzięki temu nie powstaje żaden problem z ich przesyłaniem, przechowywaniem i modyfikacją. Co więcej, internetowe systemy nie są ograniczone miejscem.
Każdy przedsiębiorca musi zdawać sobie sprawę, że za brak dokumentów do wglądu, może zostać na niego nałożona kara finansowa ze strony Urzędu Skarbowego. Spore kłopoty mogą pojawić się także ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, ponieważ przechowywane muszą być również dokumenty kadrowe.