Efektywne zarządzanie procesem wytwarzania produktów albo świadczonych usług, to podstawa w każdym przedsiębiorstwie. Jednym z kluczowych etapów tego procesu jest pozyskiwanie materiałów bądź surowców do produkcji końcowej. S2P (Source To Pay) to właśnie określenie dla tego etapu.
Kluczowe kroki w procesie Source To Pay (S2P)
W Source To Pay możemy wyodrębnić kilka kluczowych etapów. Co ciekawe, pierwszym jest krok „0”. Zanim rozpocznie się właściwa realizacja całego procesu, trzeba bowiem przygotować i wdrożyć odpowiednie odpowiedzenie struktury i strategie zakupowe.
Punkt „0”
Ten krok stanowi punkt wyjścia. Pozwala na określenie standardów w procesach zakupowych, najbardziej efektywne wykorzystanie posiadanych zasobów, a także na sprawowanie lepszej kontroli nad realizacją kontraktów oraz utrzymywanie relacji z dostawcami. Wspomniane struktury i standardy powinny zostać opracowane w taki sposób, aby w największym stopniu spełniać cele biznesowe przedsiębiorstwa.
Wybór dostawców
Po prawidłowym przygotowaniu strategii zakupowych i wdrożeniu ich, możliwe jest przystąpienie do kolejnego kroku, jakim jest wybór dostawców. Na tym etapie również są kwestie, na które należy zwrócić szczególną uwagę. Przede wszystkim, dostawcy powinni zapewniać odpowiednio wysoki poziom innowacyjności oferowanych produktów. Musi być on zbieżny z potrzebami organizacji zakupowej. Drugą kwestią jest wycena produktów. Powinna bowiem umożliwiać optymalizację kosztów firmy. Trzecią sprawą są finanse, poziom zarządzania, podejście do rozwoju oraz wdrażania zmian przez dostawcę.
Pamiętając o powyższych aspektach, prowadzone są negocjacje zakupowe, pozwalające na wyłonienie preferowanych do współpracy kontrahentów.
Pozostałe etapy
W kolejnych krokach procesu S2P przedsiębiorstwo może rozpocząć składanie zamówień, odbiór dostaw i rozliczanie faktur. O tej części możemy powiedzieć także P2P (Procure To Pay). W czasie przyjmowania usługi lub produktu, niezbędne jest przeprowadzenie kontroli. Pozwalają one określić, czy dostawa jest zgodna ze złożonym zamówieniem, odpowiada naszym wymaganiom jakościowym i czy ich wycena zgadza się z warunkami umowy.
Proces S2P dobiega końca w momencie, gdy po otrzymaniu faktur od dostawców zostaną one opłacone.
Nowoczesne technologie wspierające S2P
Zmieniająca się rzeczywistość determinuje u przedsiębiorców konieczność dostosowania wykorzystywanych narzędzi do wspierania procesów zakupowych. Oznacza to zamówienie oraz wdrożenie zaawansowanych i nowoczesnych technologicznie systemów, pozwalających automatyzować, ale też kontrolować cały proces zakupowy. Systemy informatyczne takie, jak platformy zakupowe B2B, wspierające kupców w efektywnym wykonywaniu zadań stają się pomału podstawą do poprawy funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Takie systemy pozwalają m.in. na opracowanie optymalnej strategii negocjacyjnej, a także wspierają menadżerów działów zakupów w podejmowaniu strategicznych decyzji.
Szukając odpowiedniego rozwiązania, które spełni potrzeby firmy w optymalizacji procesów zakupowych, warto zwrócić uwagę na doświadczenie dostawcy systemu w obszarze związanym z procesem zakupowym. To ważne, aby poza świadczeniem wysokiej jakości usług programistycznych, dostawca rozumiał także specyfikę naszego biznesu.